Die 4 größten Zeitfresser bei eurer Papeterieplanung – damit hätte keiner gerechnet
Heute verrate ich dir 3 wirklich große Zeitfresser, die schon so manches Brautpaar während der Papeterie-Planung & Gestaltung zur Verzweiflung gebracht haben.
Kurzer Check – Wo steht ihr in Sachen (Hochzeits- & ) Papeterieplanung gerade?
Nach den ersten großen Planungsschritten seid ihr bestimmt richtig happy! Vermutlich ist die Location gebucht, der Fotograf beauftragt und das Kleid ist bereits bestellt. Ihr seid also so richtig im Wedding-Game angekommen. Ihr füllt brav euren Hochzeitsplaner aus & hakt To Do-Listen ab, was soll da noch groß passieren?
TJA,… Wären da nicht die unerwarteten Herausforderungen, die eure bisherige Planung mal eben schnell über den Haufen werfen.
Damit eure Planung weiterhin rund läuft, gebe ich euch diese wertvollen Tipps mit auf den Weg:
- So vermeidet ihr unnötigen Stress
- Könnt rechtzeitig handeln
- Und wisst was euch erwartet
Direkt zum Thema:
- Zeitfresser 1: verbummelte Deadlines
- Zeitfresser 2: Planung Trauablauf
- Zeitfresser 3: Hochsaison und volle Auftragsbücher
- Zeitfresser 4: Ihr selbst – tut das nicht!
- 3 Tipps – Planungspannen vermeiden
- Die Lösung bei Zeitnot: Papeterie selbst drucken
- Vorteile PRINT YOUR OWN KOLLEKTION
- Vorlagen zum selbst drucken
DIESE DINGE KOSTEN EUCH WERTVOLLE ZEIT – UND WIE IHR SIE VERMEIDEN KÖNNT
Verbummelte Deadlines
Es ist sinnvoll, euren Gästen eine fixe Rückmeldefrist zu setzen. Diese teilt ihr ihnen direkt in der Einladung oder der beiliegenden Infokarte mit. Im besten Fall melden sich eure Gäste bis dahin und teilen euch alle abgefragten Infos mit. Zeitaufwändig wird es, wenn eure Gäste die Deadline verbummeln und ihr die Personen einzeln abklappern müsst, wie es denn nun ausschaut.
Oft trudeln die Infos auch nur häppchenweise oder unvollständig ein. Ein euphorisches „JA wir sind dabei“ – allerdings ohne Angaben der Namen (mit ohne Kinder?), fehlende Essenwünsche, oder auch fehlende Angaben zu Hotelzimmerbuchungen.
Dieser Rattenschwanz hängt dran: Buchung Hotelzimmer, finale Sitzplan & Tischaufteilung, Namenskärtchen, Gastgeschenke, Stückzahlen Papeterie
Diese Infos einzutreiben kann noch mal zusätzlich Zeit kosten. Plant daher unbedingt ausreichend Puffer ein – vor allem, wenn die Rückmeldefrist mit anderen Deadlines (Hotelzimmerbuchungen, Rückmeldung Catering/ Location) zusammenhängt.
Mein Tipp:
Fragt die Infos digital via QR-Code ab, oder lasst euch die Antwortkarte abfotografieren – wenn ihr auf eine klassische gedruckte Antwortkarte besteht, frankiert diese bereits vor, so müssen eure Gäste nicht extra zur Post falls keine Marke zu Hand ist.
Zeitkiller Trauablauf
Ein weiterer Punkt, an dem schon einige Brautpaare ausgebremst wurden sind die Abstimmungen für den Gottesdienst und die Trauung. Manche Pfarrer möchten den Ablauf sehr detailliert mitbestimmen und auch das Kirchenheft final freigeben. Zudem müssen Lieder mit eurer/m Sänger/in und/oder dem Organisten abgesprochen werden. Sprecht diese Punkte am besten bei einem eurer ersten Gespräche an.
Dieser Rattenschwanz hängt dran: Warten auf OK vom Pfarrer, wodurch sich die Druckfreigabe eventuell verzögert! Falls das Kirchenheft von euch selbst fertiggestellt wird, verzögern sich dadurch auch die Gestaltung und der Druck des Einlegers, sowie anfallende Bastelarbeiten, wie Schleifen binden usw.
Hochsaison und volle Auftragsbücher
Rückmeldung von der Location / Catering
Ein weiterer Planungspunkt, bei dem es manchmal hakt sind die Abstimmungen mit der Location oder dem Catering. Vor allem, wenn ihr mitten in der Hochsaison heiratet, kann es aufgrund des ausgebuchten Terminkalenders etwas dauern, bis ihr Rückmeldung erhaltet oder euch das finale Menü in Textform zugeschickt wird. Auch die finale Weinauswahl hat schon so manchen Druckauftrag für Menükarten in die Länge gezogen.
Mein Tipp: Setzt euer Probeessen daher unbedingt rechtzeitig an. Normalweise habt ihr einen fixen Ansprechpartner, fragt auch nach ggf. geplanten Urlaubszeiten.
Auch wichtige Infos (wo steht was, Raumaufteilung, Kinderstühle, Anzahl Stehtische, Tischecken/Hussen, wann kann auf- und abgebaut werden, Anlieferung, Kühlmöglichkeiten) sollten frühzeitig abgesteckt werden, so könnt ihr entspannt weiterplanen.
Dieser Rattenschwanz hängt dran: Warten auf Druckfreigabe für das Menü, weitere Bastelarbeiten an der Papeterie , Organisation Dekoration
Perfektionismus und Fehleinschätzung
Last but not least – Zeitkiller Nummer 4 seid ihr selbst! Oft stehen sich Brautpaare bei der Hochzeitsplanung nämlich selbst im Weg!
Die häufigsten Gründen dafür sind:
- falsche Zeitplanung und fehlerhafte Priorisierung der Aufgaben
- Menge der zu erledigenden Aufgaben komplett unterschätzt
- Perfektionismus: ihr dreht euch im Kreis und hängt euch an Kleinigkeiten auf
- ihr gebt keine/ zu viele Aufgaben ab und verliert den Überblick
- kein Hochzeitskonzept, Ideen werden mehrfach umgeschmissen
Wusstet ihr, dass ich genau aus diesen Gründen mehrere Leitfäden und Hilfestellungen für euch konzipiert habe?
- hier geht’s zum FIND YOUR STYLE WORKSHOP
- Zeitersparnis: praktische Textvorlagen zum Abschreiben
- für 0,- Euro warten folgende Dinge auf dich: „5 Tipps für kreative Einladungstexte“, oder auch „In 3 Schritten zum einheitlichen Hochzeitslook“
Sei vorbereitet und vermeide diese Planungspannen:
Erfahrungsgemäß sind das die drei Punkte, an denen es IMMER WIEDER hakt. Glaubt mir, in fast 8 Jahren Hochzeitspapeterie habe ich schon so einiges erlebt.
Es lohnt sich also schon vorab ein Auge auf diese Punkte zu haben, die Termine frühzeitig anzusetzen und lieber noch mal nachzuhaken, bevor euch die Zeit davonrennt!
- Setzt Besprechungstermine unbedingt rechtzeitig an
- Lage nichts gehört? Hakt beim jeweiligen Dienstleister nach!
- Setzt sinnvolle Deadlines und behaltet Fristen im Auge
Papeterie flexibel gestalten und drucken – Mein Tipp:
Wenn euch die Zeit im Nacken sitzt, ihr aber nicht auf hochwertige Papeterie verzichten möchtet, empfehle ich euch die neue PRINT YOUR OWN – Kollektion von farbgold.
Dabei handelt es sich um bereits professionell von mir für euch erstellte fertige Designvorlagen, die mit wenigen Klick von euch angepasst und ausgedruckt werden können!
Die Vorteile der PRINT YOUR OWN KOLLEKTION auf einen Blick:
- flexibel reagieren: Namen ergänzen, Sitzplan anpassen, nachträglich Karten drucken
- schnelle und kostengünstige Umsetzung
- Optik ganz nach eurem Wunsch (Papiere, Farben usw.)
- fertige Dateien: hochwertiges Design & Layout aus Profihand
Wie funktioniert die PRINT YOUR OWN Kollektion?
- Ihr könnt die Vorlagen nach dem Kauf ganz einfach anpassen und sooft ausdrucken, wie ihr möchtet. Falls gewünscht können sogar Schriftart und Farben angepasst werden. Ihr benötigt dazu nur einen guten Drucker und hochwertiges Papier. Alternativ könnt ihr auch den Copyshop eures Vertrauens aufsuchen.
- Ihr erhaltet ein Dokument mit einem Link zum Papeterie-Set. Die Gestaltung erfolgt in dem kostenlosen Grafiktool CANVA ( Werbung unbeauftragt). Dabei handelt es sich um eine intuitive Online-Plattform, die es euch ermöglicht mit wenigen Schritten eigene Printprodukte zu realisieren. Du musst dir dazu lediglich ein kostenloses Konto anlegen.
- Zum Kauf erhältst du außerdem eine Kurzanleitung per Video, in der ich dir das Programm und die wichtigsten Werkzeuge erkläre. Die Bedienung ist sehr intuitiv – mit meiner Unterstützung zauberst du aus deiner digitalen Vorlage ein gedrucktes Endprodukt für eure Hochzeit.
Dienstleister Shooting:
- Hochzeitsplanung und Konzept @hochzeitsatelier_muenchen
- Fotografie @benajminebifotografie
- Videografie @thomashofmannhochzeit
- Location @eventlocation_grafenstadl
- Dekoration @somebosque
- Floristik @classy.flowers.munich
- Papeterie @farbgold
- Freie Traurednerin @freie_rednerin_anne
- Styling @angelabelaj.bridalstylist
- Hochzeitstorte @dianassuessesatelier
- Brautmode @whitesilhouette_brautmoden & @bridal_popupstore
- Herrenausstatter @wilvorst
- Eheringe @fridas_schmuck
- Musik @happyday_musik
- Audio Gästebuch @nach_dem_beep
- Models @valentina_nunneri & @layercakeee
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